Aankoopbeleid
Opdrachtgever
Opdrachten gaan gaat uit van:
Maatwerkbedrijf De Springplank vzw
Stadsheide 6
3500 Hasselt
KBO BE 0465.794.592 - RPR Hasselt
Voor eventuele bijkomende inlichtingen of antwoorden op inhoudelijke vragen kan een opdrachtnemer terecht bij info@okazi.be of bij facturen@okazi.be
U vindt een beschrijving van de activiteiten van Maatwerkbedrijf De Springplank hier: https://www.okazi.be/nl/over-ons
Plaatsingswijze
De gunning van opdrachten gebeurt via onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. De economisch meest voordelige offerte wordt vastgesteld op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding.
Uitsluiting
De opdrachtnemer mag zich niet bevinden in één van de in de artikelen 67 en 68 van de Wet Overheidsopdrachten bedoelde situaties. Dit behelst de verplichte uitsluitingsgronden en de uitsluitingsgronden in verband met fiscale en sociale schulden.
Indien een bovenvermelde uitsluitingsgrond van toepassing is op de opdrachtnemer, mag de opdrachtnemer bewijzen dat de corrigerende maatregelen die hij heeft genomen voldoende zijn om zijn betrouwbaarheid aan te tonen ondanks de toepasselijke uitsluitingsgrond. Als de opdrachtgever dat bewijs toereikend acht, wordt de betrokken inschrijver niet uitgesloten van de plaatsingsprocedure.
Deze bepaling is individueel van toepassing op de deelnemers die samen als een combinatie een offerte indienen.
Door in te schrijven op een opdracht, verklaart de inschrijver dat er geen uitsluitingsgrond op hem van toepassing is, voor zover het gaat om uitsluitingsgronden die bewezen worden aan de hand van documenten die de opdrachtgever zelf kan opvragen via elektronische weg. Het gaat met name om het RSZ-attest en het attest van fiscale schulden.
Eventuele corrigerende maatregelen moet de inschrijver echter bewijzen door schriftelijke stukken toe te voegen aan de offerte.
Offerte – opening, indiening, vorm en inhoud
Ondertekening van offertes
De offertes dienen rechtsgeldig te zijn ondertekend namens de indiener. De indiener voegt indien nodig de nodige stukken bij waaruit het mandaat van de ondertekenaar blijkt.
Vorm en inhoud van de offertes
De offerte bevat een afdoende uiteenzetting van de aangeboden oplossing en de kostprijs ervan teneinde een beoordeling ervan mogelijk te maken.
Voordracht van onderaannemers (ART. 74 KB PLAATSING EN ART. 12 KB UITVOERING)
De inschrijver vermeldt welk gedeelte van de opdracht hij eventueel voornemens is in onderaanneming te geven en de identiteit van de onderaannemers die hij voorstelt.
Voor elke onderaannemer vermeldt de inschrijver de naam, maatschappelijke zetel en ondernemingsnummer, alsook voor welk gedeelte van de opdracht hij de onderaannemer voorstelt.
In het kader van de uitvoering van de opdracht mag er geen uitsluitingsgrond van toepassing zijn op een onderaannemer.
Het inzetten van andere onderaannemers bij de uitvoering van de opdracht zal onderworpen zijn aan de voorafgaande toestemming van de opdrachtgever.
Verbintenistermijn (ART. 58 KB PLAATSING)
De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van honderdtwintig kalenderdagen, ingaand de dag na de uiterste ontvangstdatum van de offertes.
De eventuele indiening van aangepaste offertes tijdens de onderhandelingen doet de verbintenistermijn telkenmale opnieuw lopen.
Vertrouwelijkheid
1. De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag worden bekendgemaakt.
2. De informatie die de opdrachtgever ter beschikking stelt, is vertrouwelijk en mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld. De inschrijver dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter van de beschikbaar gestelde informatie, de gegevens en de onderzoeksresultaten te doen bewaren door hemzelf en door eenieder die er toegang toe heeft. De inschrijver dient in zijn contracten met gebeurlijke onderaannemers eveneens deze
verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over te nemen.
Onverenigbaarheden
Door in te schrijven op een opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een persoonlijke toestand van onverenigbaarheid, uitsluiting of ander toegangsverbod te bevinden.
Taalgebruik
Elke correspondentie en alle contacten met de opdrachtgever moeten gebeuren in het Nederlands.
Facturatie
De opdrachtnemer volgt de instructies zoals aangegeven op bestelbon van opdrachtgever welke opgemaakt zal worden na sluiting van de opdracht. Een betaaltermijn van 30 dagen dient in acht genomen te worden.
Wijzigingen tijdens de uitvoering
Prijsherziening (ART. 38/7 KB UITVOERING)
Er is geen prijsherziening voorzien.
Heffingen die een weerslag hebben op het opdrachtbedrag (ART. 38/8 KB UITVOERING)
Wijzigingen van de heffingen in België die een weerslag hebben op het opdrachtbedrag kunnen aanleiding geven tot een herziening van dat bedrag mits de wijziging van de heffing effectief in werking is getreden na de 10 e dag voor de uiterste datum van ontvangst van de offertes. Heffingen die reeds eerder waren in werking getreden kunnen geen aanleiding
geven tot herziening;
De herziening geldt zowel bij een verhoging van de heffingen als bij een verlaging van de heffingen.
In geval van een verhoging van de heffingen dient de opdrachtnemer aan te tonen dat hij werkelijk de door hem gevorderde bijkomende lasten heeft gedragen en dat deze verband houden met de uitvoering van de opdracht.
In geval van een verlaging is er geen herziening indien de opdrachtnemer bewijst dat hij de heffingen tegen de oude aanslagvoet heeft betaald.
Onvoorziene omstandigheden in hoofde van de dienstverlener (ARTS. 38/9 EN 38/10 KB UITVOERING)
a) Wanneer de dienstverlener kan aantonen dat het contractueel evenwicht van de opdracht wordt ontwricht in zijn nadeel door omstandigheden die vreemd zijn aan de opdrachtgever en die redelijkerwijze niet voorzienbaar waren bij de indiening van de offerte, die niet konden worden ontweken en waarvan de gevolgen niet konden worden verholpen niettegenstaande de dienstverlener al het nodige daartoe heeft gedaan, kan de dienstverlener aanspraak maken op volgende herziening nl.:
- termijnverlenging
- bij een zeer belangrijk nadeel, een andere vorm van herziening (bv. schadevergoeding) of verbreking van de opdracht.
b) Wanneer het contractueel evenwicht wordt ontwricht in het voordeel van de dienstverlener om welke omstandigheden ook die vreemd zijn aan de opdrachtgever kan de opdracht worden herzien :
- hetzij door een inkorting van de uitvoeringstermijnen in hoofde van de dienstverlener;
- hetzij wanneer er sprake is van een zeer belangrijk voordeel in hoofde van de dienstverlener, door een andere vorm van herziening of verbreking van de opdracht ten voordele van de opdrachtgever.
c) Het door de dienstverlener geleden nadeel of genoten voordeel wordt geacht de drempel van het zeer belangrijk nadeel/voordeel te bereiken als het nadeel of voordeel ten minste 15% bedraagt van het initiële opdrachtbedrag.
Feiten van de opdrachtgever (ART. 38/11 KB UITVOERING)
Wanneer de opdrachtgever of de dienstverlener een vertraging of nadeel lijdt ten gevolge van nalatigheden, vertragingen of welke feiten ook ten laste van de andere partij (dienstverlener of opdrachtgever), kan een herziening van de opdracht worden doorgevoerd die kan bestaan uit één of meer van volgende maatregelen:
- de aanpassing van de contractuele bepalingen inclusief de verlenging of de inkorting van de uitvoeringstermijnen;
- een schadevergoeding;
- de verbreking van de opdracht.
Vervanging dienstverlener bij faillissement (ART. 38/3 KB UITVOERING)
In geval van faillissement van de dienstverlener kan de opdracht overgedragen worden naar een door de curator voorgestelde onderneming, bijvoorbeeld naar de onderaannemers.
Aanvullende diensten (ART. 38/1 KB UITVOERING)
Indien bij de uitvoering van de opdracht mocht blijken dat aanvullende diensten noodzakelijk zijn om de gestarte werkzaamheden af te werken, kan de opdrachtgever de dienstverlener verzoeken deze uit te voeren onder dezelfde voorwaarden als waaraan de oorspronkelijke opdracht werd toegewezen. Artikel 38/1 KB Uitvoering wordt van toepassing verklaard.
Intellectuele rechten en vertrouwelijkheid
Intellectuele rechten en knowhow (ART. 19 EN 20 KB UITVOERING)
De opdrachtnemer draagt aan de opdrachtgever het geheel van zijn vermogensrechten over op het werk waarvan hij de (mede)auteur is en die hij ter uitvoering van deze opdracht tot stand brengt.
De overdracht van het geheel van de vermogensrechten geldt zowel ten aanzien van de opdrachtnemer als ten aanzien van alle personen waarop de opdrachtnemer een beroep doet, zoals zijn personeel of een onderaannemer, of zal doen voor de uitvoering van de opdracht.
De vergoeding voor deze overdracht van rechten is begrepen in het totaalbedrag van de offerte.
De opdrachtnemer verleent aan de opdrachtgever de toelating om de producten, die ter uitvoering van deze opdracht zijn tot stand gebracht, onder de naam van de opdrachtgever aan het publiek mee te delen en onder die naam te exploiteren.
De opdrachtnemer verleent aan de opdrachtgever het recht om alle of een deel van de rechten die de opdrachtgever in het kader van deze opdracht verwerft verder over te dragen of hiertoe al dan niet exclusieve gebruiksrechten te verlenen.
Bestaande intellectuele eigendomsrechten (ART. 30 KB PLAATSING)
De inschrijver is verplicht in zijn offerte aan te geven welke intellectuele eigendomsrechten waarvan hij titularis is of waarvoor hij van een derde een gebruikslicentie moet verkrijgen nodig zijn voor het geheel of een deel van de uit te voeren prestaties.
De aankoopprijs en de verschuldigde vergoedingen voor de gebruikslicenties van deze intellectuele eigendomsrechten moeten inbegrepen zijn in de geboden prijzen.
Vertrouwelijkheid (ART. 18 KB UITVOERING)
De opdrachtnemer en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van de opdracht. Die informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de opdrachtgever worden meegedeeld aan derden. De opdrachtnemer mag deze opdracht wel gebruiken als referentie of ‘case’,
maar enkel indien hij daarvoor onmiddellijk na de voltooiing van de opdracht schriftelijk de toestemming heeft gevraagd en ook gekregen van opdrachtgever. Deze opdracht mag niet eerder als ‘case’ worden voorgelegd aan derden, en ook achteraf niet indien de opdracht door omstandigheden niet werd uitgevoerd of indien ze volgens opdrachtgever niet naar behoren werd uitgevoerd.
Onderdelen van de opdracht kunnen slechts met het voorafgaand schriftelijk akkoord van de opdrachtgever worden uitbesteed aan niet in de offerte bij naam vernoemde derden. De opdrachtnemer blijft steeds aansprakelijk ten opzichte van de opdrachtgever. De opdrachtnemer kan de opdrachtgever niet binden ten opzichte van derden.
De dienstverlener dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter van de beschikbaar gestelde informatie, de gegevens en de onderzoeksresultaten te doen bewaren door hemzelf en door eenieder die er toegang toe heeft.
De dienstverlener dient in zijn contracten met de onderaannemers eveneens deze verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over te nemen.
Sancties en rechtsvorderingen
Vertragingsboetes (ART. 46, 46/1 EN 154 KB UITVOERING)
De laattijdige uitvoering van de opdracht geeft aanleiding tot de toepassing van een vertragingsboete. Het bedrag van deze boete wordt als volgt berekend: elke dag vertraging in de uitvoering geeft aanleiding tot een vertragingsboete ten belope van 1% van de waarde van de diensten met een maximum van 10% van de waarde.
Rechtsvorderingen (ART. 73, § 2 KB UITVOERING)
De opdrachtgever is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de opdrachtgever tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband. Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Limburg. De voertaal is het Nederlands.
Oplevering (ART. 64 EN 156 KB UITVOERING)
Vanaf de datum van de volledige beëindiging van de diensten beschikt de opdrachtgever over een termijn van 30 dagen om de formaliteiten betreffende de oplevering te vervullen en aan de dienstverlener kennis te geven van het resultaat daarvan. Deze termijn gaat in voor zover de opdrachtgever tegelijk in het bezit van de lijst van gepresteerde diensten is gesteld.
Wanneer de diensten beëindigd worden vóór of na deze datum, stelt de dienstverlener de leidend ambtenaar hiervan per aangetekende zending in kennis en vraagt hem tot de oplevering over te gaan. In dat geval begint de termijn van dertig dagen te lopen vanaf de datum van ontvangst van het verzoek van de dienstverlener.
Uitvoeringsvoorwaarden
Non-discriminatie
De dienstverlener verbindt zich er toe bij het uitvoeren van deze opdracht niemand te discrimineren op grond van geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal,
gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschappen, sociale positie, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming of syndicale overtuiging. Hij ziet hierop toe zowel ten aanzien van zijn personeelsleden onderling als ten aanzien van derden, zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers,…
De dienstverlener verbindt zich er toe, voor zo ver redelijk, aanpassingen door te voeren, op vraag van personen met een handicap, die de beperkende invloed van een onaangepaste omgeving op de participatie van een persoon met een handicap neutraliseren (zie artikel 19 van het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en
gelijkebehandelingsbeleid).
De dienstverlener verbindt zich ertoe de werknemers en derden zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers,… mee te delen dat hij geen rekening zal houden met vragen of wensen van discriminerende aard.
Indien een personeelslid van de dienstverlener zich tijdens de uitvoering van de opdracht schuldig maakt aan discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, zal de dienstverlener de nodige maatregelen treffen om een eind te maken aan dit gedrag en waar nodig het slachtoffer in eer herstellen. De werknemers met hiërarchische verantwoordelijkheden zullen toezien op het naleven van dit engagement.
Bij elke mogelijke klacht in dit verband tegen de dienstverlener, zal deze zijn volledige medewerking verlenen aan eventueel onderzoek dat in dit verband verricht wordt door een meldpunt discriminatie of een andere organisatie.
De dienstverlener vraagt tevens al zijn personeelsleden alert te zijn voor discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, in die zin dat ze de gevallen waar ze getuige van zijn, onmiddellijk dienen te melden aan een werknemer met hiërarchische verantwoordelijkheid.
De dienstverlener verbindt zich ertoe om geen druk uit te oefenen op eigen personeelsleden, die slachtoffer worden van discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag door een klant of een derde, om af te zien van eventuele indiening van een klacht of inleiding van een vordering voor de rechtbank in dit verband.
De dienstverlener ziet er op toe dat ook de onderaannemers, die hij eventueel inschakelt voor de opdracht, zich houden aan deze uitvoeringsvoorwaarden.
Taalwetgeving
De opdracht is onderworpen aan de Belgische taalwetgeving.
De dienstverlener gebruikt enkel het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relaties
met het opdrachtgevend bestuur. De door de dienstverlener aangeduide natuurlijke persoon
- projectleider zal over een grondige kennis van het Nederlands beschikken en de projectuitvoerders zullen over een voldoende kennis van het Nederlands beschikken om een vlotte samenwerking en communicatie met de medewerkers van opdrachtgever te garanderen..
Indien de voorgelegde documenten origineel in een andere taal zijn opgesteld, kan het opdrachtgevend bestuur een – desgevallend beëdigde – vertaling eisen op kosten van de dienstverlener.
Bescherming van persoonsgegevens
Als de opdrachtnemer in het kader van de uitvoering van de opdracht persoonsgegevens verwerkt (bijvoorbeeld van werknemers, leveranciers of andere contractspartijen van opdrachtgever of van gebruikers van het ecosysteem van opdrachtgever), dan is opdrachtgever de verantwoordelijke van de verwerking en is de opdrachtnemer de verwerker van die persoonsgegevens in de zin van de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.
In zo’n geval zal de opdrachtnemer enkel handelen in opdracht van opdrachtgever en de persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met deze offertevraag en elke toepasselijke wetgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens en enkel met als doel de uitvoering van zijn verplichtingen in het kader van de opdracht.
De opdrachtnemer zal alle gepaste technische en organisatorische maatregelen treffen die nodig zijn voor de bescherming van die persoonsgegevens tegen toevallige of ongeoorloofde vernietiging, tegen toevallig verlies, en tegen de wijziging van of de toegang tot, en iedere andere niet toegelaten verwerking van persoonsgegevens. Deze maatregelen moeten een passend beveiligingsniveau verzekeren, rekening houdend, enerzijds, met de stand van de techniek ter zake en de kosten voor het toepassen van de maatregelen en, anderzijds, met de aard van de te beveiligen gegevens en de potentiële risico’s.
Betalingen
De betalingen zullen geldig gebeuren door overschrijving op postchequerekening of
rekeningnummer van een financiële instelling.
Bij een eventuele tegenspraak tussen de bepalingen van de offertevraag en de ingediende offerte, zal de offertevraag steeds voorrang hebben.
Bijkomende afspraken of verduidelijkingen die voortvloeien uit de gesprekken die gevoerd worden tijdens (eventuele) onderhandelingen in het kader van deze opdracht zullen voorrang hebben op de oorspronkelijke offerte van de inschrijver.